Introduction

Ginkgo Solutions Facilities S.A s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité de vos données personnelles qui sont traitées et contrôlées, conformément à la règlementation en vigueur. La présente Politique de confidentialité vous avise des pratiques de notre société en termes de confidentialité dans le cadre de ses interactions avec vous sur Internet, par téléphone et lors de vos visites dans les centres dans lesquels la surveillance vidéo est installée.

En recueillant lesdits renseignements, Ginkgo Solutions Facilities S.A. agit en tant que responsable du traitement et est tenue par le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (RGPD) de vous fournir des informations la concernant, les raisons de l’utilisation de vos données, la manière dont Ginkgo Solutions Facilities S.A. utilise vos données et les droits dont vous disposez sur vos données.

Le traitement de vos données personnelles se fonde sur l’article 6(1)(a), (b), (c), (e) ou (f) du règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

Ginkgo Solutions Facilities S.A., traite les données personnelles uniquement pour la finalité spécifique pour laquelle elles ont été recueillies au travers les Sites Web qu’elle exploite (voir la définition ci-dessous). Les données personnelles recueillies ne sont pas traitées à des fins commerciales. Les données personnelles sont divulguées uniquement en cas de nécessité au personnel responsable de la collecte. Ces données peuvent être divulguées à des personnes externes à Ginkgo Solutions Facilities S.A., lorsque cela apparaît nécessaire pour assurer la collecte ou dans les cas prévus par la loi. Dans le cas où un visiteur du Site refuserait de fournir certaines données, Ginkgo Solutions Facilities S.A.se réserve le droit de s’abstenir de traiter la question ou la demande du visiteur.

Ginkgo Solutions Facilities S.A. traite ces données personnelles durant la période strictement nécessaire à l’atteinte des objectifs spécifiques pour lesquels les données sont traitées.

Veuillez lire attentivement cette Politique de confidentialité et consulter de temps à autre cette page pour vous tenir informé des éventuelles modifications. (Il se peut que des modifications soient publiées sur ce site internet à tout moment). Toutes les conditions modifiées entrent automatiquement en vigueur à la date indiquée dans la Politique de confidentialité publiée, sauf indication contraire.

Sur Ginkgo Solutions Facilities S.A.

Ginkgo Solutions Facilities S.A. est une société anonyme de droit luxembourgeois qui a pour objet principal l’acquisition, la location et la gestion de bureaux équipés ou non et la fourniture de prestations de service destinées principalement aux indépendants et aux entreprises.

Le siège social de la société est situé 16A, avenue de la Liberté, L - 1930 Luxembourg.

Sites visés par la présente Politique de confidentialité

Cette Politique de confidentialité s'applique à tous les Sites et domaines exploités par Ginkgo Solutions Facilities S.A, y compris tous les sites régionaux ou spécifiques à certains pays (collectivement les « Sites »). Les Sites peuvent fournir des liens vers d'autres Sites pour améliorer votre expérience et vous informer. Si vous accédez à ces liens, vous quitterez les Sites. Ginkgo Solutions Facilities S.A n'a aucun contrôle sur ces autres sites ou leurs pratiques en termes de confidentialité, qui peuvent différer de ses propres pratiques.

Cette Politique de confidentialité ne couvre pas les informations personnelles que vous choisissez de fournir à des tiers. Ginkgo Solutions Facilities S.A ne surveille, ni ne contrôle les informations collectées par ces sites ou les pratiques en matière de confidentialité des tiers, et Ginkgo Solutions Facilities S.A n’est pas responsable ni de leurs pratiques, ni du contenu de leurs sites internet.

Types d’informations collectées et utilisées

Dans cette politique, on entend par « informations personnelles » ou « données personnelles » toute information concernant une personne identifiable, protégée par la loi dans la juridiction dans laquelle elle réside. Dans certaines juridictions, les « informations personnelles » ou « données personnelles » n'incluent pas les coordonnées professionnelles.

Le Site recueille les informations par divers moyens et à des fins différentes comme suit. Si vous décidez de vous enregistrer sur l'un des Sites, afin de recevoir des mises à jour, de gérer votre compte et/ou d'utiliser le portail en libre-service, il vous sera alors demandé de fournir vos coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, identifiant personnel et mot de passe). Ginkgo Solutions Facilities S.A utilise ces informations conformément à ses intérêts commerciaux légitimes, afin de vous fournir des services et/ou de vous contacter au sujet de services pour lesquels vous avez exprimé un intérêt sur les Sites.

Les Sites peuvent également recueillir automatiquement des données techniques sur votre visite (type de navigateur, fournisseur de services Internet, type de plateforme, adresses de protocoles Internet (IP), pages de renvoi/de sortie, système d'exploitation, dates/heures). Ginkgo Solutions Facilities S.A utilise ces informations dans le but d'établir des rapports sur les Sites, afin d'analyser les tendances, de détecter les problèmes liés à son serveur et de gérer les sites, de suivre les déplacements des internautes et d'utiliser et de recueillir des informations démographiques générales. Voir la rubrique « Méthodes de collecte des informations » ci-dessous pour plus d'informations.

Vous pouvez également être amenés à lui fournir des informations démographiques (type d'entreprise, taille d'entreprise, adresse, etc.). Ces informations démographiques sont utilisées pour comprendre vos besoins et vos centres d’intérêt, ainsi que pour vous assurer une expérience plus personnalisée sur les Sites. Ces informations sont utilisées par Ginkgo Solutions Facilities S.A. pour traiter vos commandes, gérer la participation aux promotions (conformément à vos préférences de marketing) et pouvoir vous fournir ses services.

Si Ginkgo Solutions Facilities S.A parle avec vous au téléphone, vous pouvez être amené à lui fournir des données personnelles pendant l'appel. Ces appels peuvent être enregistrés à des fins de formation et de qualité. Vous serez informé dès le début de l'appel s'il est enregistré, vous permettant d'y mettre fin si vous n'êtes pas à l'aise avec l'enregistrement.

Si vous visitez des centres dans lesquels Ginkgo Solutions Facilities S.A a installé la surveillance vidéo, Ginkgo Solutions Facilities S.A peut enregistrer des séquences de vous sur son système de surveillance vidéo.

L’utilisation des informations collectées

Sur les Sites, vous pouvez commander des produits et services, demander des renseignements ou vous inscrire pour recevoir des informations marketing ou générales. Pour vous permettre d'acheter ses produits et services, Ginkgo Solutions Facilities S.A vous demandera un certain nombre d'informations qui seront utilisées pour l'exécution de contrats. Vous devrez fournir vos coordonnées (nom, adresse électronique et adresse d’expédition) et des informations financières (numéro de carte bancaire, adresse de facturation et date d’expiration). Les informations financières recueillies sont utilisées uniquement pour la facturation des produits et services que vous avez achetés.

Si Ginkgo Solutions Facilities S.A. recueille des informations concernant vos cartes bancaires, elles seront utilisées uniquement afin de traiter les paiements et prévenir la fraude. Les informations concernant les cartes bancaires et d'autres données personnelles sensibles similaires ne peuvent être utilisées à d'autres fins par Ginkgo Solutions Facilities S.A. sans votre consentement explicite. Une fois la transaction effectuée, Ginkgo Solutions Facilities S.A ne conserve pas vos informations de carte bancaire, à moins que vous l’y autorisiez pour vos prochains achats.

Ginkgo Solutions Facilities S.A peut être tenue de partager des informations avec un tiers en vertu des lois applicables. De plus, sous réserve des lois applicables, Ginkgo Solutions Facilities S.A peut fournir volontairement des informations afin d'assister les forces de l'ordre dans une investigation ou lorsque la divulgation est nécessaire à la protection de ses systèmes, son entreprise ou des droits d'autrui.

Ginkgo Solutions Facilities S.A peut également utiliser vos coordonnées pour vous envoyer des informations sur d'autres produits et services proposés par la société, notamment des salles de réunion, des bureaux virtuels, des bureaux de secours, des bureaux, et des adhésions nécessitant votre consentement préalable conformément aux lois applicables. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces informations promotionnelles de manière continue, vous pouvez mettre à jour vos préférences (voir la rubrique « Vos Préférences » ci-dessous).

Communications électroniques

Une fois que vous serez enregistré, Ginkgo Solutions Facilities S.A vous enverra un courrier électronique pour vous souhaiter la bienvenue et vérifier votre identifiant et mot de passe. Ginkgo Solutions Facilities S.A répondra également à vos questions, vous procurera les services que vous avez demandés et gérera votre compte. Ginkgo Solutions Facilities S.A communiquera avec vous par courrier électronique et par téléphone, et fera en sorte de vous donner entière satisfaction.

Conformément aux préférences de marketing que vous fournissez à Ginkgo Solutions Facilities S.A, Ginkgo Solutions Facilities S.A vous enverra également des informations sur ses nouveaux produits, services, offres spéciales ou promotions ainsi que des informations générales. Si vous ne souhaitez pas recevoir ces informations, vous pouvez demander à être exclu des futurs envois (voir la rubrique « Vos Préférences » ci-dessous).

Si vous souhaitez vous abonner à la newsletter de Ginkgo Solutions Facilities S.A, la société utilisera votre nom et adresse électronique pour vous les envoyer. Vous pouvez vous abonner à la newsletter à partir de votre page d'inscription. Vous pouvez vous désinscrire à tout moment (voir la rubrique « Vos Préférences » ci-dessous). Si besoin est, Ginkgo Solutions Facilities S.A vous enverra des informations non promotionnelles, liées à ses services. Si vous ne souhaitez pas les recevoir, vous pouvez désactiver votre compte sur le site Web.

Veuillez noter que Ginkgo Solutions Facilities S.A ne fournit pas votre adresse électronique à ses partenaires commerciaux. Cependant, elle peut vous envoyer des offres au nom de ses partenaires commerciaux (voir la rubrique « Types d’informations collectées et utilisées » ci-dessus pour plus d'informations). Vous pouvez refuser de recevoir ces offres par courrier électronique comme indiqué ci-dessous.

Partage des informations et transferts transfrontaliers

Ginkgo Solutions Facilities S.A divulgue les informations personnelles lorsqu’elle y est légalement obligée ou si cette divulgation est nécessaire pour faire exécuter et faire appliquer ses Conditions générales, ou pour protéger leurs droits, leur propriété ou leur sécurité ou ceux des utilisateurs des Sites ou d'autres personnes.

Dans tous les autres cas, vous serez averti si vos informations personnelles venaient à être partagées avec un tiers et vous aurez la possibilité de ne pas donner votre accord à un tel partage.

Lorsque Ginkgo Solutions Facilities S.A transfère des informations personnelles à des pays ne faisant pas partie de l'Espace économique européen, elle s’assure que ces informations sont transférées en conformité avec la présente Politique et en application des lois applicables à la protection des données personnelles.

Méthodes de collecte des informations

Ginkgo Solutions Facilities S.A recueille automatiquement des informations en utilisant des cookies et d'autres indicateurs numériques. Les cookies et les indicateurs numériques sont des petits fichiers informatiques qui peuvent être stockés sur le disque dur de votre ordinateur ou intégrés à ses pages Web et qui permettent de vous identifier et de suivre votre visite sur le site.

Ginkgo Solutions Facilities S.A peut utiliser des services tiers pour recueillir et traiter les informations personnelles à l'aide des cookies et d'autres indicateurs numériques en son nom. Vous pouvez désactiver les cookies en modifiant vos paramètres de préférences ou d'options dans votre navigateur. Si vous choisissez de désactiver les cookies, il est possible que vous ne puissiez pas accéder à certaines sections du Site.

Protection de la vie privée des mineurs

Ginkgo Solutions Facilities S.A s’engage à protéger la vie privée des mineurs, et encourage les parents et tuteurs à avoir un rôle actif dans les activités et les intérêts en ligne de leurs enfants. Ginkgo Solutions Facilities S.A ne recueille pas intentionnellement d'informations auprès des mineurs et ne les cible pas dans ses Sites.

Vos préférences

Ginkgo Solutions Facilities S.A vous permet de choisir de recevoir ou non un certain nombre d'informations pour compléter son offre de produits et services. Vous pouvez vous inscrire pour recevoir des informations spécifiques concernant certains produits et services, ainsi que des communications marketing concernant la société Ginkgo Solutions Facilities S.A. Les communications marketing concernant la société Ginkgo Solutions Facilities S.A. peuvent comprendre des informations relatives à de nouveaux produits, des offres spéciales ou une invitation à participer à une étude de marché.

Si vous souhaitez vous désabonner de la newsletter et/ou des communications promotionnelles, vous pouvez choisir de ne pas les recevoir en suivant les instructions incluses dans chaque newsletter ou communication ou en adressant un courrier électronique à contact@ginkgo-solutions.lu

Accès à vos données et exactitude de vos informations et autres droits

Sans préjudice des limites prévues par le RGPD, vous avez le droit de consulter les renseignements que Ginkgo Solutions Facilities S.A. détient à votre sujet, et de lui demander de les corriger s’ils sont inexacts. Si votre consentement vous a été demandé afin de traiter vos données personnelles, vous pouvez retirer votre consentement en tout temps.

Si vos données personnelles sont traitées pour des raisons de consentement ou pour honorer un contrat, vous pouvez demander que vous soit envoyée une copie des informations sous un format lisible par une machine afin qu’elles puissent être transférées à un autre prestataire. 

Sans préjudice des limites prévues par le RGPD, si vos données personnelles sont utilisées pour des raisons de consentement, vous pouvez en demander la suppression.

Vous avez le droit de demander à Ginkgo Solutions Facilities S.A. de cesser d’utiliser vos informations pendant une certaine période, si vous pensez qu’elle n’agit pas en toute légalité.

Enfin, dans certaines circonstances, vous pouvez demander à Ginkgo Solutions Facilities S.A. de ne pas prendre de décisions qui vous concernent en utilisant le traitement ou le profilage automatisé.

Pour exercer l'un de ces droits, contactez contact@ginkgo-solutions.lu

Si vous avez une réclamation à faire concernant l‘utilisation de vos informations, veuillez contacter directement Ginkgo Solutions Facilities S.A. en premier lieu afin qu’elle puisse traiter votre réclamation. Cependant, vous pouvez également contacter la CNPD à partir de leur site Internet www.cnpd.lu ou leur écrire à l'adresse suivante :

Commission nationale pour la protection des données

Service des plaintes

1, avenue du Rock'n'Roll

L-4361 Esch-sur-Alzette

Protection de vos informations

Les Données Personnelles recueillies par Ginkgo Solutions Facilities S.A sont traitées par elle, en qualité de responsable du traitement, dans le respect de la législation sur la protection des données applicable.

Ginkgo Solutions Facilities S.A s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles de nature à assurer la protection des données Personnelles contre les risques liés à l’usage des systèmes d’information.

Ginkgo Solutions Facilities S.A conserve vos données personnelles aussi longtemps qu’elle en a besoin pour respecter les dispositions légales et réglementaires qui s’appliquent à elle ou aussi longtemps qu’elle en a besoin pour garantir l’exécution des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

En revanche, Ginkgo Solutions Facilities S.A ne peut vous fournir de garantie absolue quant à la sécurité de ses serveurs ni ne peut garantir que les informations que vous lui fournissez par le biais du Site ne seront pas interceptées lors de leur transmission sur Internet.

Ginkgo Solutions Facilities S.A applique des normes professionnelles reconnues pour assurer la protection des informations personnelles qui lui sont communiquées, aussi bien pendant leur transmission qu’après leur réception. Ainsi,  Ginkgo Solutions Facilities S.A utilise le protocole SSL pour chiffrer les informations confidentielles (notamment celles de votre carte bancaire) que vous indiquez sur leurs formulaires d’enregistrement ou de commande.

Lors du traitement de vos informations personnelles à des fins de marketing ou avec votre consentement, Ginkgo Solutions Facilities S.A traite les données jusqu'à ce que vous lui avisiez d'arrêter ou pendant encore une courte période après votre demande (afin de lui permettre de mettre en œuvre vos demandes).

Ginkgo Solutions Facilities S.A conserve également une trace de votre demande concernant l'arrêt de l'envoi de communications marketing direct ou du traitement de vos données pour une durée indéterminée, afin de pouvoir respecter votre demande à l'avenir.

Lors du traitement d'informations personnelles dans l'exécution d'un contrat ou service, ou pour un concours, Ginkgo Solutions Facilities S.A conserve vos données pendant 6 ans (à l'exception des informations financières qui sont conservées pendant 10 ans) à compter du jour de vos derniers échanges.

Ginkgo Solutions Facilities S.A conserve les enregistrements des appels téléphoniques et de la surveillance vidéo aussi longtemps qu’elle en a besoin pour respecter les dispositions légales et réglementaires qui s’appliquent à elle ou aussi longtemps qu’elle en a besoin pour garantir l’exécution des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Transferts de propriété

Si Ginkgo Solutions Facilities S.A fait l'objet d'une opération de transfert de propriété, par exemple une fusion ou une acquisition par une autre entreprise, ou une vente de ses actifs en tout ou en partie, vos informations personnelles feront vraisemblablement partie des actifs transférés.

Conditions générales

Lorsque vous consultez les Sites, votre visite et tout litige concernant la confidentialité des informations sont sujets à la présente Politique de confidentialité et aux Conditions générales, y compris mais sans s'y limiter, les exclusions de garantie, les limitations de responsabilité et le règlement des litiges. En cas de questions concernant l’utilisation de vos données personnelles, envoyez un e-mail à contact@ginkgo-solutions.lu